પાંચ મિનિટનો નિયમ

કોમ્પ્યુટર સાયન્સમાં ૧૯૮૫માં જિમ ગ્રે અને જિયાનફ્રાન્કો પુત્ઝોલુએ એક ગણિત માંડ્યું. ડેટાને મોંઘી રેમમાં સાચવી રાખવો કે સસ્તી હાર્ડ ડિસ્કમાં ધકેલી દેવો? એમણે નિયમ આપ્યો: જો કોઈ ફાઈલની દર પાંચ મિનિટે જરૂર પડતી હોય, તો એને ટેબલ પર જ રાખો. જો જરૂર પાંચ મિનિટ કરતાં મોડેથી પડવાની હોય, તો એને કબાટમાં મૂકી દો. સ્ટોરેજનો ખર્ચ અને તેને ફરી શોધવાનો સમય—આ બે વચ્ચેનો આ સીધો વેપાર છે.

આ માત્ર ડેટાબેઝનું ગણિત નથી. આ જિંદગી અને વહીવટની સૌથી મોટી માથાકૂટનો ઉકેલ છે. આપણું મગજ અને આપણી ઓફિસ બંને લિમિટેડ રેમ ધરાવે છે. કઈ વાતને તાત્કાલિક ધ્યાનમાં રાખવી અને કઈ વાતને અભરાઈ પર ચડાવી દેવી, એનો નિર્ણય ન કરી શકીએ ત્યારે વ્યવસ્થા ભાંગી પડે છે. જે વસ્તુ વારંવાર જોઈએ છે તેને કબાટમાં મુકશો તો થાકી જશો. જે ક્યારેક જ જોઈએ છે તેને ટેબલ પર રાખશો તો ગૂંગળાઈ જશો.

આ નિયમ સરકારી કચેરીની બાબુશાહીમાં સ્પષ્ટ દેખાય છે. તાલુકા પંચાયતમાં બેસતા હેડ ક્લાર્ક મનસુખભાઈના ટેબલ તરફ જુઓ. પેન્ડિંગ ફાઈલોના એવા ડુંગરો ખડકાયેલા છે કે સામે બેઠેલો અરજદાર દેખાતો નથી. મનસુખભાઈ કોઈ ફાઈલ કબાટમાં મૂકવા તૈયાર નથી, કારણ કે ‘સાહેબ ગમે ત્યારે માગશે’. પરિણામે, જે પેન્શન કેસ પર રોજ સહી થવાની છે તે પણ ગુમ છે અને બે વર્ષ જૂનો જમીન વિવાદ પણ ટેબલ રોકીને બેઠો છે.

જ્યારે બધું જ તાકીદનું હોય, ત્યારે કશું જ તાકીદનું રહેતું નથી. આ બાબુશાહીની સૌથી જૂની બીમારી છે. જો મનસુખભાઈ પાંચ મિનિટનો નિયમ વાપરે, તો જે કાગળિયાં રોજિંદા નિકાલના છે તે જ સામે રહે. બાકીની ફાઈલો રેકોર્ડ રૂમમાં જાય. ટેબલ સાફ થાય તો મગજ પણ સાફ થાય. પણ બાબુઓને અંધાધૂંધી ગમે છે, કારણ કે અવ્યવસ્થા જ એમના અસ્તિત્વનું સૌથી મોટું બહાનું છે.

ટેબલ પર અસ્તવ્યસ્ત ફાઈલો રાખવી એ મહેનતની નિશાની નથી, અસમર્થતાનું પ્રદર્શન છે.

જે ટેબલ પર બધું જ હાથવગું રાખવાનો મોહ હોય, ત્યાં કામ ક્યારેય હાથમાં આવતું નથી.